El Archivo Electrónico en la Gestión Documental

El archivo electrónico se ha convertido en un componente fundamental para la Gestión Documental, ya que la generación de documentos en dicho formato crece de manera constante y de manera acelerada. Por esto, podemos decir que estamos en una era en la que a los archivos les toca gestionar lo digital y lo analógico (híbridos).

Teniendo en cuenta que desde que un documento es producido o recibido hasta su disposición final tiene que pasar por varias fases. Estas fases demuestran la importancia y utilidad de la información que contiene dicho documento, tanto para las personas, como para las entidades que lo generan y que posteriormente lo conservan o eliminan.

Actualmente la Gestión Documental tiende a la digitalización de la documentación analógica para convertirla en información digital buscando que la documentación que se genere o se recibe sea de manera electrónica (documentos nativos electrónicos) y así evitar el proceso de digitalización contribuyendo de esta manera a la iniciativa cero papel.

En la siguiente infografía podemos diferenciar tres fases (Planificación Documental, Prearchivística y Archivística) que cuentan con una serie de procesos en los que intervienen los documentos y los expedientes electrónicos.

Lea también: ¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos?

Fase I. Planificación documental

En esta fase prevalece la planificación y la valoración del documento y su estructura.

La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones de la administración. El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no un documento y sus características.

La estructura del documento electrónico está basada en metadatosfirma (autor) y tipología del fichero. Dentro de los metadatos habría que diferenciar entre metadatos de contenido (descriptivos, conceptuales, relación y control de acceso) y metadatos administrativos (trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización).

Fase II. Prearchivística

En la segunda fase prima la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente.

En esta fase de produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento analógico o porque nace directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

Fase III. Archivística

En esta tercera, y última, fase prima la organización, la transferencia, la valoración, la disposición del documento, la preservación a largo plazo y nuevamente la valoración.

Se organiza el documento electrónico y se transfiere a un expediente electrónico. Se valora su utilidad y pasa a estar a disposición de las personas / organizaciones en el archivo electrónico. Una vez que pierde utilidad ya se decide si se destruye o si se preserva a largo plazo.

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