Por qué implementar Gestión Documental en su empresa

La Gestión Documental se ha convertido no sólo en un tema recurrente de interés para las empresas sino también de cumplimiento de ley.

Entendiendo que el Sistema de Gestión Documental ayuda a mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, se mueven o salen en una empresa, se entiende la importancia de su implementación.

Y es que cuando una organización mejora la gestión de sus documentos y la involucra con un sistema de información, a su vez puede mejorar sus procesos y productividad, lo que se demuestra en:

  • Una reducción de costos hasta del 40%.
  • Al tener un sistema de información que gestione los documentos, como lo hace el BPMS, en el que se puede sistematizar y automatizar los documentos, se mejora la satisfacción del cliente.
  • Con la producción y manejo de documentos de manera digital y automática, se aumenta la productividad y eficiencia de la empresa y los colabores, ya que dejan de perder tiempo, realizando las mismas actividades en un menor lapso.
  • Se reducen los espacios de almacenamiento de los documentos hasta en un 30%.
  • La información se encuentra organizada, además de tener conocimiento del lugar en el que se encuentra el documento, teniendo trazabilidad sobre el mismo, ya que de ser utilizado o requerido por alguno de los colaboradores, se puede hacer seguimiento del documento, evitando así la pérdida del mismo.
  • Y por último, se tiene la información centralizada en un solo lugar y accesible para las personas cuando lo necesiten y no dispersa por toda la compañía.

 

Por estas razones, además de la exigencias realizadas por las entidades gubernamentales responsables, las empresas deben implementar un Sistema de Gestión Documental que cumpla con éstas y con sus necesidades particulares. 

Para saber que debe tener en cuenta al momento de implementar un sistema de Gestión Documental, lea también: Gestión Documental Inteligente

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